2013年11月5日 星期二

文件管理的新五大趨勢 - 5 trends are reshaping records management



圖書資訊人員的專業在於進行有組織性的知識收集,並提供所屬母機構系統性及有價值的服務。文件管理專業人員 (Record Management Professionals) 雖然所處單位不同於圖書館,但與技術資訊架構與其在母機構所扮演之嵌入式服務之角色聯繫密切。隨著資訊科技不斷的演變,文件管理專業人員所面對的文件不僅僅限於傳統的紙本文件,範圍擴大於企業內部的視聽資料會議影音社群媒體等相關訊息,數位資源的成長讓文件管理專員面臨到文件記錄周期的縮短使用以及保存等議題,如何運用五大資訊科技技術趨勢重新塑造文件管理流程,是201211/12 KM World 所談論的重點。









趨勢1: 文件管理轉移由資訊統籌 – Records management shifts to information governance.

文件管理人員須配合母機構所具有的企業資訊架構並因應資訊技術發展而採行更為敏捷性的標準。重新開發而投入的資訊成本母機構在專業與成本的考量下,可以考慮引用資訊套裝產品以管理文件整套生命週期。

原本下圖傳統紙本記錄的生命週期由收集=> 詮釋=> 保存=> 檢索與傳遞



 










因應記錄形式的改變而修正為右圖數位記錄的生命週期。






 在記錄管理的流程中,每一步驟都要納入保存與典藏的思維。當然,管理紀錄是為了配合組織使命而進行的組織內知識管理的目的。


資訊技術與文件管理人員的專業是相輔相成的。

趨勢2 : 雲端與社群平台使檔案與公告聲明無法發揮應有的作用 – Cloud and social platforms render ‘file and declare” ineffective.



雲端服務市場帶來資訊應用的新思維,在文件管理專業人員思考的議題為如何轉換傳統管理工具並思考母機構現有之資訊架構與考量資訊安全議題之前提下可配合支援端服務模式。文章中文件管理專業人員需要注意以下幾點

  • 傳統記錄管理的工具無法因應雲端的需求 (Traditional records management tools are slow to make the leap to the cloud.)  應用更積極的態度思考雲端儲存與軟體即服務(SaaS) 的可能。
  • 文件管理專家對雲端與社群平台仍抱持謹慎之態度(Records and compliance managers remain wary of cloud and social platforms). 在資訊安全的多方考慮之下,方便性與保密性往往成為管理者面臨之兩難。
  • 現有的文件管理系統缺乏數位保存存放的資訊(Current records management systems are already missing many forms of electronically stored information). 新興內容型態不斷的變化,採用的技術與標準因而變動的變化之下,如何全面與系統性的進行文件詮釋資料的組織與管理是文件管理人員面臨到的困難。 

[待續]



【編整劉育君】
·         資料來源:
2. Peled, Ido (2011)  Harder, Better, Faster, Stronger .